办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能：

(一)建立内部的通信平台

　　建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

(二)建立信息发布的平台

　　在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

(三)实现工作流程的自动化

　　这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文件、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

（四）实现文档管理的自动化

　　可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

（五）辅助办公

　　它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

（六）信息集成

　　使公司的每一个单位、部门的信息都集成在这个系统里，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

（七）实现分布式办公

　　这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

　　OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴：

误区一：自己开发

　　自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

　　首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；

　　其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；

　　再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；

　　最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

　　因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不要自己开发。

误区二：功能越全越好

　　只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？

　　首先，容易造成功能闲置，系统空洞；

　　其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；

　　再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；

　　最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

　　选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

　　其实，就OA的功能来说，无论是冠群、联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

　　需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。

误区三：价格越贵越好

　　选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？

　　首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；

　　其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；

　　再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费；

　　最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。

　　我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。

误区四：价格越低越好

　　价格低固然是好事，但是如果低到8000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？

　　首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；

　　其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

　　最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

　　记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。

　　还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

误区五：系统越透明、开放、越自由越好

　　网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？

　　开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。

　　为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到。IBM的OA系统解决方案是软硬件一体化的，具有更高的安全性。

误区六：系统应该完全符合单位的办公模式

　　如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？

　　首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；

　　其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；

　　再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。

　　因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。

　　所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

　　为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

误区七：大企业开发的一定好

　　大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？

　　首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念；

　　其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；

　　再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；

　　最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。

误区八：选一个OA软件来彻底改善管理

　　单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？

　　首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；

　　其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；

　　再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

　　所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

误区九：一步到位，一劳永逸

　　一步到位就能一劳永逸么？首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；

　　其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；

　　再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。

　　任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

误区十：好的OA系统并不需要什么服务

　　服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？

　　首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；

　　其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；

　　再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

　　其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。

　　总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：我为什么要用OA？我用OA主要解决哪方面的问题？我准备用这套OA解决几年内的问题？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。  

 

（作者系楚星国际集团有限公司电子商务部程序设计师）