责任来自历练

——中美新市场经济（北京）论坛会务工作组工作纪实

【文/李瑶】

 

 

    中美新市场经济（北京）论坛经过紧张有序的筹备，于本月11日、12日在北大湖畔的百年纪念讲堂如期召开。本次论坛取得了前所未有的成功，这是令人感到非常欣慰的。楚星公司是第一次承办如此大规模、高规格的论坛，论坛的圆满召开凝结了每一位参与论坛组织工作员工所付出的辛苦工作。这次论坛作为品牌中国论坛的提前预热，让我们体会到了员工的责任心、凝聚力及团队精神是本次论坛成功的坚实的基石。

    作为本次论坛的会务资料及签到筹备组，在公司赵总的指挥下，我们主要负责的工作也在有序展开：

    一、论坛宣传物料的准备和落实

    本次论坛制作的物料包括手提袋、会刊、公司的宣传五折页、ECMO卡、VIP及普通参会证、记者证、工作证及重点媒体采访证等，证件资料繁杂但是缺一不可。另外支持单位送过来的资料也一一到位。6月 10日晚进入最后的冲刺准备阶段。而所有的物料都必须在6月11日早7点前运送到论坛现场并分装完毕。6月10日凌晨一点左右，现场分装工作开始。我们和中经全联的同事们将所有的资料一字排开，大家情绪高昂，你争我赶，在6月11日凌晨5点左右全部资料分装完毕，同时签到现场进行布置，一切就绪后，大家到预定的宾馆里面仅仅是洗了一个澡，就匆匆赶回会场。虽然已经非常疲惫不堪，但是听不到丝毫的怨言，这是一种团队精神，是一种来自公司内部的凝聚力。

   二、签到工作的布置及现场签到

   6月11日早7点，所有签到组的人员已经全部到位，按照6月10日晚的安排进行工作布置。

让我们想不到的是参会嘉宾在不到8点就开始陆续到场了。我们第一个接待的是新华联集团公司的企业文化部的总监杨运辉先生。签到、索要名片、引领进入会场，大家马上进入了工作状态，脸上洋溢着和蔼可亲的笑容，非常耐心地回答参会代表的各种问题，随身携带名片的，留下名片。没有名片的，在签到本上留下了他们的姓名、联系方式，同时手脚麻利地分发会议资料及参会证，保证每一名参会代表都能受到来自论坛组委会周到的服务及其周密的安排。

   我们签到组分为VIP签到处、参会嘉宾签到处、学生及媒体签到处。大家分为四组，各司其职。VIP签到处主要接待此次论坛邀请的重要嘉宾，包括公司重要客户及政府机关要员等。其中，我们接待了来自天则经济研究所的茅先生。他精神矍铄、腰板挺直，在耄耋之年仍亲自赶赴现场，让我们肃然起敬。

   我们这次论坛同时邀请了来自北方交通大学、北京大学、南洋理工学院、北京师范大学等学校的经济系的研究生及商学院的MBA等学子。因为他们签发的是学生票，同时人员众多，他们的签到工作很繁重。但是在我们有条不紊的安排下，他们也都一一领取资料，井然有序地进入会场落座。

   三、参会嘉宾餐券的发放及进餐安排

   我们在签到的同时要给参会嘉宾发放餐券，以保证他们在6月11日、12日两天的用餐。组委会预定的餐厅是在北大的艺园，经过与艺园的协商，我们将一层作为学生及媒体的用餐处。二层作为外宾及参会嘉宾的用餐处。这样人员进行分流，一方面保证大家及时用餐，同时避免现场因为人员众多而混乱。6月11日中午论坛原定于12：45结束，但是临时决定推迟到下午13：30，这就要求我们安排进餐的时候，要密切配合论坛现场的情况，及时调整上餐的时间。会议一开始致闭幕词，我们这里就要马上开始上餐，只有这样才能保证外宾到现场冷菜全部准备好，热菜刚上桌，保证他们一落座就能马上用餐。

   在这里对以下同事所付出的不懈的努力表示敬意，会务资料组，没有他们的兢兢业业的工作，就不会有如此顺利的进展：赵总年近五十，仍在现场指挥、连夜奋战；张静对所有印务的全力督促及执行；杨芳在友谊宾馆接待客户直到凌晨两点，张利娟、丁淑芳、王玲、李紫健以及中经全联的其他同事在6月10日晚分装资料直到11日早5点，每个人都很敬业而没有丝毫抱怨。正是有了这些员工，论坛的成功举办成了必然。

   以上是对会务资料组的各项工作一一回顾。我认为成功的地方主要在于大家默契配合、紧密协调，个人利益服从公司利益，责任心来自于工作中的历练，既发扬了楚星的团队精神，又加强了公司的凝聚力。而不足的地方在于前期筹备时间稍嫌短暂，同时担负票务销售及赞助招商工作，没有取得很好的成绩，这一点是让我们感到遗憾的。我想如果给我们更长一点的时间，我们会做得更好。

［作者系楚星集团 楚星时代广告有限公司企客户服务部副经理］